¿Tu empresa usa WhatsApp y redes sociales dentro de la ley?
10 preguntas para comprobar en 3 minutos si la comunicación digital de tu organización cumple con la normativa de protección de datos personales.
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Crear un grupo de WhatsApp, publicar una foto del equipo en LinkedIn o compartir imágenes de un evento con clientes son acciones cotidianas en cualquier empresa. Pero ¿se están gestionando correctamente los datos personales que implican? Responde con sinceridad: el objetivo no es calificarte, sino ayudarte a identificar dónde actuar.
A
WhatsApp y canales de mensajería corporativa
01Cuando se crea un grupo de WhatsApp con empleados o colaboradores, ¿se informa previamente a las personas de que su número de teléfono quedará visible para el resto de participantes?
Observaciones (opcional)
02¿Existe una política o criterio definido sobre cuándo es adecuado usar WhatsApp o canales de difusión para comunicaciones laborales, y cuándo debería utilizarse una alternativa más segura?
Observaciones (opcional)
B
Publicación de imágenes de empleados en redes sociales
03Antes de publicar fotografías del equipo, jornadas de trabajo o eventos corporativos en redes sociales, ¿se cuenta con la conformidad de las personas que aparecen en ellas?
Observaciones (opcional)
04Si un empleado solicitara la retirada de una fotografía en la que aparece publicada en las redes sociales de la empresa, ¿sabría el equipo cómo actuar y en qué plazo?
Observaciones (opcional)
C
Imágenes, testimonios y datos de clientes
05Cuando la empresa publica fotografías de clientes, vídeos testimoniales o casos de éxito en redes sociales o en su web, ¿dispone de una autorización o base de legitimación documentada para cada uso?
Observaciones (opcional)
06Cuando se usa la imagen o los datos de un cliente para una finalidad concreta (por ejemplo, un caso de éxito en LinkedIn), ¿se limita el uso a ese canal y finalidad específicos, o se reutiliza libremente en otros contextos?
Observaciones (opcional)
D
Gestión de reclamaciones y ejercicio de derechos
07Si una persona (cliente, empleado o tercero) descubriera una fotografía suya en las redes sociales de la empresa y solicitara su retirada, ¿existe un procedimiento documentado para atender esa solicitud en el plazo de un mes?
Observaciones (opcional)
E
Procedimientos internos y formación del equipo
08¿Las personas que gestionan las redes sociales y comunicaciones digitales de la empresa conocen las obligaciones básicas en materia de protección de datos relacionadas con su función?
Observaciones (opcional)
09¿Existe algún documento o política interna que regule el uso de dispositivos personales (móviles, tabletas) para comunicaciones laborales, especialmente cuando se comparten datos o imágenes de terceros?
Observaciones (opcional)
10¿Se revisan periódicamente las publicaciones en redes sociales y las comunicaciones digitales de la empresa para comprobar que siguen cumpliendo con la normativa vigente, especialmente ante cambios de plataforma o de actividad?
Observaciones (opcional)
Responde las 10 preguntas para obtener tu resultado
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En materia de comunicación digital, el desconocimiento es especialmente peligroso: una imagen publicada sin base de legitimación puede generar una reclamación ante la AEPD sin que nadie en la empresa sepa cómo reaccionar. ABI puede ayudarte a hacer un diagnóstico de partida y establecer procedimientos claros antes de que surja el problema.