Gestión de control horario. Novedades de la (AEPD)
- 14 diciembre 2023
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha publicado la «Guía Tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos», un documento que establece los criterios para la aplicación de la biometría en el control de acceso. Los tres puntos clave que se abordan son:
- El documento fija los criterios de uso de esa tecnología tanto con fines laborales como no laborales.
- La utilización de datos biométricos supone un tratamiento de categorías especiales de datos de alto riesgo.
- El Reglamento General de Protección de Datos impone límites estrictos para el tratamiento de categorías especiales de datos, y la superación del análisis de idoneidad, necesidad y proporcionalidad.
En un entorno empresarial cada vez más consciente de la privacidad y las regulaciones, es esencial contar con herramientas de control horario que no solo sean eficientes, sino también totalmente conformes con las normativas vigentes. Jobday, es un programa de fichaje horario que no requiere el uso de datos biométricos para reflejar el control de presencia para cumplir con la obligación empresarial.
¿Registro de jornada en papel o con programa?
El registro de jornada en papel es el método tradicional que todos conocemos de fichaje utilizado para el seguimiento manual de las horas laborales de los empleados/as.
Este método tradicional puede propiciar errores involuntarios al registrar las horas, y existe la posibilidad de fraudes, como registrar horas que no se han trabajado. Además, la recopilación y gestión manual de los registros puede consumir tiempo significativo de los recursos humanos, especialmente en empresas con un gran número de empleados.
En la actualidad, existen dispositivos y sistemas de registro automático como Jobday, disponibles para cualquier empresa. Éstos actualizan la información de forma simultánea en el momento en que el trabajador/a indica su entrada o salida. Estamos hablando de sistemas como software de gestión de horarios laborales, aplicaciones para ordenadores e incluso dispositivos móviles, que posibilitan a las personas trabajadoras registrar el inicio y el fin de su jornada tanto dentro como fuera de la oficina.
Sanciones por no cumplir con la normativa de control horario de los trabajadores
Todas las empresas, sin importar su tamaño o sector, tienen la obligación de llevar a cabo el registro horario de sus empleados/as. En cualquier momento, la persona inspectora puede requerir un informe de asistencia de cada persona empleada, desde el mes en curso y de manera retroactiva para aquellos a tiempo completo, remontándose hasta la fecha de implementación de la ley, del 12 de mayo de 2019.
A través del software Jobday, es posible generar automáticamente informes de control horario que cumplen con los requisitos en caso de una inspección.
En términos de infracciones según la Ley de Infracciones del Orden Social, se establecen dos tipos de sanciones por incumplimiento:
• En caso de que el incumplimiento sea debido a cuestiones formales de registro, se contempla una multa que oscila entre 60€ y 625€.
• Si la falta de cumplimiento se debe a la ausencia total de registro, la multa puede llegar hasta los 6.250€.
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Ventajas de utilizar un software de control horario
Utilizar un programa de control horario como Jobday en las empresas, ofrece diversas ventajas que mejoran la eficiencia, la precisión y la gestión del tiempo. Tu plantilla podrá registrar la jornada de forma rápida y sencilla, ahorrando tiempo y gasto en papel.
Automatización y Precisión:
Los programas de control horario automatizan el registro de entrada y salida de los empleados/as, eliminando la necesidad de registros manuales propensos a errores. Esto garantiza una mayor precisión en el seguimiento de las horas trabajadas.
Cumplimiento Normativo:
Los programas de control horario ayudan a las empresas a cumplir con las regulaciones laborales al proporcionar un registro detallado y preciso de las horas trabajadas.
Eficiencia Administrativa:
La automatización del proceso ahorra tiempo y recursos administrativos. La información se actualiza en tiempo real, lo que facilita la generación de informes, la gestión de turnos y la toma de decisiones informadas gracias a los datos que proporciona el programa.
Análisis Avanzado y Reportes:
Los programas de control horario suelen ofrecer herramientas avanzadas de análisis y generación de informes. Esto permite a la empresa analizar patrones de asistencia, identificar tendencias y tomar medidas proactivas para mejorar la eficiencia operativa.
Acceso Remoto y Flexibilidad:
Los empleados pueden registrar sus horas de trabajo desde cualquier ubicación con acceso a la plataforma, ya sea en la oficina, en casa o en movimiento. Esto brinda flexibilidad a los trabajadores y permite a los empleadores supervisar el control horario de manera remota.
A título meramente informativo, la Dirección General de Trabajo ha editado un documento para facilitar la aplicación práctica que la aplicación de la norma ha suscitado desde la publicación del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo y que puede consultar en el siguiente enlace.
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